KV SAKLAMA VE İMHA POLİTİKASI

YILDIZ GÜLER BESLENME VE DİYET DANIŞMANLIĞI MERKEZİ

KİŞİSEL VERİLERİN SAKLAMA VE İMHA POLİTİKASI

GİRİŞ

1. KİŞİSEL VERİLERİN SAKLANDIĞI ORTAMLAR VE GÜVENLİK TEDBİRLERİ 

   Kişisel Verilerin Saklandığı Ortamlar

   Ortamların Güvenliğinin Sağlanması 

   1. Teknik Tedbirler 

   2. İdari Tedbirler

   3. Şirket İçi Denetim

2. KİŞİSEL VERİLERİN İMHASISaklama ve İmha Nedenleri

3. Saklama Nedenleri

4. İmha Nedenleri

İmha Yöntemleri

3.2.1. Silme Yöntemleri

3.2.2. Yok Etme Yöntemleri

3.2.3. Anonimleştirme Yöntemleri

Saklama ve İmha Süreleri

1. Saklama Süreleri

2. İmha Süreleri

Periyodik İmha

İmha İşleminin Uygunluğunun Denetimi

KİŞİSEL VERİ KORUMA KOMİTESİ

GÜNCELLEME VE UYUM

GİRİŞ

Kişisel Verilerin Saklandığı Ortamlar

İşbu imha politikası,Yıldız Güler Beslenme ve Diyet Danışmanlığı Merkezi olarak veri sorumlusu sıfatıyla elimizde bulundurduğumuz kişisel verilerin 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (KVKK) ve sair mevzuat uyarınca kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesine ilişkin Şirketimiz tarafından uygulanacak usul ve esasların belirlenmesi amacıyla hazırlanmıştır.

Bu kapsamda, çalışanlarımızın, çalışan adaylarımızın, danışanlarımızın, ziyaretçilerimizin ve herhangi bir nedenle Şirketimiz nezdinde kişisel verisi bulunan tüm gerçek kişilerin kişisel verileri, Kişisel Verilerin İşlenmesi ve Korunması Politikası ve işbu Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası çerçevesinde kanunlara uygun olarak yönetilmektedir.

2. KİŞİSEL VERİLERİN SAKLANDIĞI ORTAMLAR VE GÜVENLİK TEDBİRLERİ 

Şirketimiz nezdinde saklanan kişisel veriler, ilgili verinin niteliğine ve hukuki yükümlülüklerimize uygun bir kayıt ortamında tutulur. Kişisel verilerin saklanması için kullanılan kayıt ortamları genel itibariyle aşağıda sayılanlardır. Ancak, bir kısım veriler sahip oldukları özel nitelikler ya da hukuki yükümlülüklerimiz nedeniyle burada gösterilen ortamlardan farklı bir ortamda tutulabilir. Şirketimiz her halde veri sorumlusu sıfatıyla hareket etmekte ve kişisel verileri KVKK’ya, Kişisel Verilerin İşlenmesi ve Korunması Politikası’na ve işbu Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası’na uygun olarak işlemek ve korumaktadır.

1. Ortamların Güvenliğinin Sağlanması 

   1. Teknik Tedbirler 

Şirketimiz, kişisel verilerin saklandığı tüm ortamlarda ilgili verinin ve verinin tutulduğu ortamın niteliklerine uygun olarak aşağıdaki teknik tedbirleri almaktadır:

- Kişisel verilerin saklandığı ortamlarda teknolojik gelişmelere uygun güncel ve güvenli sistemler kullanılmaktadır.

- Kişisel verilerin saklandığı ortamlara yönelik güvenlik sistemleri kullanılmaktadır.

- Kişisel verilerin saklandığı ortamlara veriye erişim kısıtlanarak yalnızca yetkili kişilerin, kişisel verinin saklanma amacı ile sınırlı olarak bu verilere erişmesine izin verilmekte ve tüm erişimler kayıt altına alınmaktadır.

Erişim yetkileri sınırlandırılmakta, yetkiler düzenli olarak gözdengeçirilmekte,yalnızca yetkili kişilerin, kişisel verinin saklanma amacı ile sınırlı olarak bu verilere erişmesine izin verilmekte, eski çalışanların hesapları kapatılmakta, Kişisel Verilerin bulunduğu veri depolama alanlarına erişimler loglanarak uygunsuz erişimler veya erişim denemeleri ilgililere anlık olarak iletilmektedir.

Virüs koruma sistemleri ve güvenlik duvarlarını içeren yazılımlar ve donanımlar güncellenerek kullanılmaktadır.

Sahte yazılım ve donanım kullanımından şiddetle kaçınılmaktadır. Kullandığımız tüm ürünlerimiz orijinal ve lisanslıdır.

Kişisel Verilerin güvenli ortamlarda saklanması için teknolojik gelişmelere uygun sistemler kullanılmaktadır.

Kişisel Verilerin güvenli bir biçimde saklanmasını sağlamak için hukuka uygun bir biçimde yedekleme programları kullanılmaktadır.

Bilişim sistemleri üzerindeki güvenlik zafiyetlerinin tespitine yönelik güvenlik testleri ve araştırmaları yapılmakta, yapılan test ve araştırmaların sonucunda tespit edilen mevcut ya da muhtemel risk teşkil eden hususlar giderilmektedir.

Sızma (Penetrasyon) testleri ile Şirket bilişim sistemlerine yönelik risk, tehdit, zafiyet ve varsa açıklıklar ortaya çıkarılarak gerekli önlemler alınmaktadır.

Kişisel verilerin işlendiği elektronik ortamlarda güvenli kayıt tutma (loglama) sistemleri kullanılmaktadır.

Bilgi güvenliği olay yönetimi ile gerçek zamanlı yapılan analizler sonucunda bilişim sistemlerinin sürekliliğini etkileyecek riskler ve tehditler sürekli olarak izlenmektedir.

Bilişim sistemlerine erişim ve kullanıcıların yetkilendirilmesi, erişim ve yetki matrisi ile kurumsal aktif dizin üzerinden güvenlik politikaları aracılığı ile yapılmaktadır.

Kurumun bilişim sistemleri teçhizatı, yazılım ve verilerin fiziksel güvenliği için gerekli önlemler alınmaktadır.

Çevresel tehditlere karşı bilişim sistemleri güvenliğinin sağlanması için, donanımsal (yerel alan ağını oluşturan kenar anahtarların fiziksel güvenliğinin sağlanması, yangın söndürme sistemi, iklimlendirme sistemi vb.) ve yazılımsal (güvenlik duvarları, atak önleme sistemleri, ağ erişim kontrolü, anti-virüs programı, zararlı yazılımları engelleyen sistemler vb.) önlemler alınmaktadır.

Kişisel verilerin bulunduğu saklama alanlarına erişimler kayıt altına alınarak uygunsuz erişimler veya erişim denemeleri kontrol altında tutulmaktadır.

Şirket, silinen kişisel verilerin ilgili kullanıcılar için erişilemez ve tekrar kullanılamaz olması için gerekli tedbirleri almaktadır.

Kişisel verilerin hukuka aykırı olarak başkaları tarafından elde edilmesi halinde bu durumu ilgili kişiye ve Kurula bildirmek için Şirketimiztarafından buna uygun bir sistem ve altyapı oluşturulmuştur.

Güvenlik açıkları takip edilerek uygun güvenlik yamaları yüklenmekte ve bilgi sistemleri güncel halde tutulmaktadır.

Kişisel verilerin işlendiği elektronik ortamlarda güçlü parolalar kullanılmaktadır.

Kişisel verilerin güvenli olarak saklanmasını sağlayan veri yedekleme programlarıkullanılmaktadır.

Elektronik olan veya olmayan ortamlarda saklanan kişisel verilere erişim, erişim prensiplerine göre sınırlandırılmaktadır.

Şirket internet sayfasına erişimde güvenli protokol (HTTPS) kullanılarak SHA 256 Bit RSA algoritmasıyla şifrelenmektedir.

Özel nitelikli kişisel veri işleme süreçlerinde yer alan çalışanlara yönelik özel nitelikli kişisel veri güvenliği konusunda eğitimler verilmiş, gizlilik sözleşmeleri yapılmış, verilere erişim yetkisine sahip kullanıcıların yetkileri tanımlanmıştır.

Özel nitelikli kişisel verilerin işlendiği, muhafaza edildiği ve/veya erişildiği elektronik ortamlar kriptografik yöntemler kullanılarak muhafaza edilmekte, kriptografik anahtarlar güvenli ortamlarda tutulmakta, tüm işlem kayıtları loglanmakta, ortamların güvenlik güncellemeleri sürekli takip edilmekte, gerekli güvenlik testleridüzenli olarak yapılmakta/yaptırılmakta, test sonuçları kayıt altına alınmaktadır.

Özel nitelikli kişisel verilerin işlendiği, muhafaza edildiği ve/veya erişildiği fiziksel ortamların yeterli güvenlik önlemleri alınmakta, fiziksel güvenliği sağlanarak yetkisiz giriş çıkışlar engellenmektedir.

Özel nitelikli kişisel veriler e-posta yoluyla aktarılması gerekiyorsa şifreli olarakkurumsal e-posta adresiyle veya KEP hesabı kullanılarak aktarılmaktadır.

Taşınabilirbellek, CD, DVD gibi ortamlar yoluyla aktarılması gerekiyorsa kriptografik yöntemlerle şifrelenmekte ve kriptografik anahtar farklı ortamda tutulmaktadır. 

Farklı fizikselortamlardaki sunucular arasında aktarma gerçekleştiriliyorsa, sunucular arasında VPNkurularak veya sFTP yöntemiyle veri aktarımı gerçekleştirilmektedir. 

Kağıt ortamıyoluyla aktarımı gerekiyorsa evrakın çalınması, kaybolması ya da yetkisiz kişilertarafından görülmesi gibi risklere karşı gerekli önlemler alınmakta ve evrak “gizli”formatta gönderilmektedir.

Yetki Matrisi

Yetki Kontrol 

Erişim Logları

 Kullanıcı Hesap Yönetimi 

Ağ Güvenliği 

Uygulama Güvenliği 

Şifreleme

Veri Maskeleme 

Veri Kaybı Önleme Yazılımları 

Yedekleme

İdari Tedbirler

Şirketimiz, kişisel verilerin saklandığı tüm ortamların ilgili verinin ve verinin tutulduğu ortamın niteliklerine uygun olarak aşağıdaki idari tedbirleri almaktadır:

Kişisel verilere erişimi olan tüm Şirketimiz çalışanlarının bilgi güvenliği, kişisel veriler ve özel hayatın gizliliği konularında farkındalıklarının artırılması ve bilinçlendirilmesi için çalışmalar yapılmaktadır.

Bilgi güvenliği, özel hayatın gizliliği ve kişisel verilerin korunması alanındaki gelişmeleri takip etmek ve gerekli aksiyonları almak üzere hukuki ve teknik danışmanlık hizmeti alınmaktadır.

Kişisel verilerin teknik ya da hukuki gereklilikler nedeniyle üçüncü kişilere aktarılması halinde ilgili üçüncü kişilerle kişisel verilerin korunması amacıyla protokoller imzalanmakta, ilgili üçüncü kişilerin bu protokollerdeki yükümlülüklerine uyması için gerekli tüm özen gösterilmektedir.

Kriz Yönetimi, Kurul ve İlgili Kişiyi Bilgilendirme Süreçlerine yönelik Kurumsal iletişim yöntemleri belirlenmiştir. 

Kurumsal Politikalar (İşleme ve Koruma ile Saklama ve İmha politikaları) hazırlanmıştır.

Şirketimiz bünyesindeki sözleşmelere Kanuna uygun hükümler ilave edilmiştir.

Kişisel Veri İşleme Envanteri Hazırlanmıştır.

Veri Sorumlusu - Veri Sorumlusu, Veri Sorumlusu - Veri İşleyen Arasında sözleşmeler akdedilmiştir.

Gizlilik Taahhütnameleri hazırlanmıştır.

Kurum İçi Periyodik ve/veya Rastgele Denetimler yapılmaktadır.

Risk Analizleri yapılmaktadır.

Veri Sorumluları Sicil Bilgi Sistemine (VERBİS) bildirimde bulunulmuştur.

Şirket İçi Denetim

Şirketimiz, Kanun’un 12’nci maddesi uyarınca Kanun hükümlerinin ve işbu Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası ile Kişisel Verilerin İşlenmesi ve Korunması Politikası hükümlerinin uygulanmasına ilişkin şirket içi denetimler yapmaktadır.

Şirket içi denetimler sonucunda bu hükümlerin uygulanmasına ilişkin eksiklik ya da kusurların tespit edilmesi halinde bu eksiklik ya da kusurlar derhal giderilir. Denetim sırasında ya da sair bir şekilde Şirketimiz sorumluluğunda bulunan kişisel verilerin kanuni olmayan yollarla başkaları tarafından elde edildiğinin anlaşılması hâlinde, Şirketimiz bu durumu en kısa sürede ilgilisine ve Kurula bildirir.

KİŞİSEL VERİLERİN İMHASI

Saklama ve İmha Nedenleri

Saklama Nedenleri

Şirketimiz bünyesinde tutulan kişisel veriler Kanun ve Kişisel Veriler Politikamız (ilgili politikaya “www.diyetisyenyildizguler.com.tr” adresinden ulaşabilirsiniz) uyarınca, burada belirtilen amaç ve nedenlerle saklanmaktadır.

1. İmha Nedenleri

Şirketimiz bünyesinde bulunan kişisel veriler ilgili kişinin talebi halinde ya da Kanun’un 5’nci ve 6’ncı maddelerinde sayılan kişisel veri işleme şartlarının ortadan kalkması halinde resen işbu imha politikası uyarınca silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir.

İmha Yöntemleri

Şirketimiz, Kanuna ve sair mevzuatı ile Kişisel Verilerin İşlenmesi ve Korunması Politikasına uygun olarak sakladığı kişisel verileri, verilerin işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması hâlinde ilgili kişinin talebi doğrultusunda ya da işbu Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikasında belirtilen süreler içinde re’sen siler, yok eder veya anonim hale getirir.

Şirketimiz tarafından en çok kullanılan silme, yok etme ve anonim hale getirme teknikleri aşağıda sıralanmaktadır:

3.2.1. Silme Yöntemleri

3.2.2. Yok Etme Yöntemleri

3.2.3. Anonimleştirme Yöntemleri

Anonimleştirme, kişisel verilerin başka verilerle eşleştirilerek dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hâle getirilmesidir. Şirket, kişisel verilerin anonim hale getirilmesi için ilgili verinin niteliğine göre sayılan anonimleştirme yöntemlerinden bir ya da birkaçını kullanır. 

Saklama ve İmha Süreleri

Saklama Süreleri

Mevzuat uyarınca daha uzun bir süre düzenlenmiş olması ya da mevzuat uyarınca zamanaşımı, hak düşürücü süre, saklama süreleri vb. için daha uzun bir süre öngörülmüş olması halinde, mevzuat hükümlerindeki süreler azami saklama süresi olarak kabul edilir.

1. İmha Süreleri

Şirket, Kanun, ilgili mevzuat, Kişisel Verilerin İşlenmesi ve Korunması Politikası ve işbu Kişisel Verileri Saklama ve İmha Politikası uyarınca sorumlu olduğu kişisel verileri saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha işleminde, kişisel verileri siler, yok eder veya anonim hale getirir.

İlgili kişi, Kanunun 13’ncü maddesine istinaden Şirket’e başvurarak kendisine ait kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini talep ettiğinde;

- Kişisel verileri işleme şartlarının tamamı ortadan kalkmışsa; Şirketimiz talebe konu kişisel verileri talebi aldığı günden itibaren 30 (otuz) gün içinde gerekçesini açıklayarak uygun imha yöntemi ile siler, yok eder veya anonim hale getirir.  Şirket’in talebi almış sayılması için ilgili kişinin talebini Kişisel Verilerin İşlenmesi ve Korunması Politikasına uygun olarak yapmış olması gerekir. Şirket, her halde yapılan işlemle ilgili ilgili kişiye bilgi verir.

- Kişisel verileri işleme şartlarının tamamı ortadan kalkmamışsa, bu talep Şirketimiz tarafından Kanunun 13’ncü maddesinin üçüncü fıkrası uyarınca gerekçesi açıklanarak reddedilebilir ve ret cevabı ilgili kişiye en geç otuz gün içinde yazılı olarak ya da elektronik ortamda bildirilir.

1. Periyodik İmha

Kanunda yer alan kişisel verilerin işlenme şartlarının tamamının ortadan kalkması durumunda; Şirketimiz işleme şartları ortadan kalkmış olan kişisel verileri işbu Kişisel Verileri Saklama ve İmha Politikasında belirtilen ve tekrar eden aralıklarla re’sen gerçekleştirilecek bir işlemle siler, yok eder veya anonim hale getirir.

Yukarıda yer alan ve hususi olarak imha süresi belirlenen kişisel veriler haricinde kalan tüm kişisel veriler periyodik imha sürecine tabidir.

Periyodik imha süreçleri her yıl Ocak ve Temmuz aylarında olmak üzere 6 (altı) ayda bir tekrar eder.

1. İmha İşleminin Uygunluğunun Denetimi

Şirket, imha işlemlerinin bu düzenlemelere uygun olarak yapıldığını temin etmek amacıyla bir takım idari ve teknik tedbirler almaktadır.

Teknik Tedbirler

• Şirket, işbu politikada yer alan her bir imha yöntemine uygun teknik araç ve ekipman bulundurur.

• Şirket, imha işlemlerinin yapıldığı yerin güvenliğini sağlar.

• Şirket, imha işlemini yapan kişilerin erişim kayıtlarını tutar.

• Şirket, imha işlemini yapacak yetkin ve tecrübeli elemanlar istihdam eder ya da gerektiğinde yetkin üçüncü kişilerden hizmet alır.

İdari Tedbirler

• Şirket, imha işlemini yapacak çalışanlarının bilgi güvenliği, kişisel veriler ve özel hayatın gizliliği konularında farkındalıklarının artırılması ve bilinçlendirilmesi için çalışmalar yapar.

• Şirket, bilgi güvenliği, özel hayatın gizliliği, kişisel verilerin korunması ve güvenli imha teknikleri alanındaki gelişmeleri takip etmek ve gerekli aksiyonları almak üzere hukuki danışmanlık hizmeti alır.

• Şirket, teknik ya da hukuki gereklilikler nedeniyle imha işlemini üçüncü kişilere yaptırdığı durumlarda ilgili üçüncü kişilerle kişisel verilerin korunması amacıyla protokoller imzalar, ilgili üçüncü kişilerin bu protokollerdeki yükümlülüklerine uyması için gerekli tüm özeni gösterir.

• Şirket, imha işlemlerinin hukuka ve işbu Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikasında belirtilen şart ve yükümlülüklere uygun olarak yapılıp yapılmadığını düzenli olarak denetler, gereken aksiyonları alır.

2. GÜNCELLEME VE UYUM

Politika, ihtiyaç duyuldukça gözden geçirilir ve gerekli olan bölümler güncellenir. Şirketimiz, Kanunda yapılan değişiklikler nedeniyle, Kurum kararları uyarınca ya da sektördeki ya da bilişim alanındaki gelişmeler doğrultusunda Kişisel Verilerin İşlenmesi ve Korunması Politikasında ya da işbu Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikasında değişiklik yapma hakkını saklı tutar. İşbu Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikasında yapılan değişiklikler derhal metne işlenir ve değişikliklere ilişkin açıklamalar politikanın sonunda açıklanır.

Yıldız Güler Beslenme ve Diyet Danışmanlığı Merkezi

                         Diyetisyen Yıldız GÜLER

İLETİŞİM BİLGİLERİMİZ 

Diyetisyen Yıldız GÜLER

VKN                     : 4190588190

İletişim Linki    : www.diyetisyenyildizguler.com.tr

GSM                     : 0 (541) 327 07 92

E-Posta               : dytyildizguler@gmail.com

Adres                  : Dumlupınar Blv. No:9/554 YDA Center, A Blok Kat. 13, Çukurambar / ANKARA

Saygılarımızla,